Gestion électronique de documents – GED
La dématérialisation des documents, qui accompagne la transformation digitale des entreprises se pose aujourd’hui comme un défi incontournable à relever pour les entreprises. Les outils permettant cette gestion proposée par Burocomm permettent non seulement beaucoup plus de praticité dans la gestion des documents internes de votre entreprise mais assurent également de répondre à des obligations légales concernant la protection des données de vos salariés.
Qu’est-ce que la gestion électronique de documents en entreprise ?
La Gestion Électronique de Documents, souvent abrégée GED, désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. C’est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques, comme des logiciels et/ou des outils informatisés qui permettent notamment de regrouper, d’organiser et de gérer l’ensemble des documents, sous forme électronique, qui circulent au sein d’une entreprise.
Ainsi, l’objectif de la GED est de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un document, de sa création à sa destruction, en passant par son stockage et sa diffusion. Elle permet l’automatisation de la gestion des documents, avec la centralisation des données.
La gestion électronique de documents est un système conçu pour gérer des documents de toute origine, qu’il soit papier (grâce à la numérisation) ou électronique. Par son biais, tout contenu, quel que soit sa source : document papier numérisé, documents de type Word ou Excel, fichiers PDF, e-mail, documents bureautiques (de type fiche de paie, planning, comptabilité…), ou encore photos, vidéos, plans… est centralisé et systématisé sur une seule et même plateforme.
Vous avez des questions sur la gestion éléctronique de documents ?
Quels sont ses avantages de la GED ?
Les avantages de la GED sont nombreux, tant d’un point de vue matériel, humain ou encore financier
Répondre aux obligations RGPD : sécuriser les données confidentielles
La gestion électronique des données a un gros point fort : gérer les données internes sensibles de l’entreprise. Que cela soit des documents comptables ou des documents RH concernant vos collaborateurs.
Au-delà donc d’un classement automatisé des données beaucoup plus pratique, ce type de gestion est une réponse aux obligations inscrites dans le Règlement général sur la protection des données pour les documents concernant vos collaborateurs. Elle est sécurisée, fiable et durable dans le temps.
Des documents internes uniformisés et une gestion centralisée
Vos documents internes sont uniformisés pour répondre au mieux à vos process métiers. L’accès à l’information ainsi que son partage sont facilités. Dans ce contexte, vos collaborateurs réalisent plus rapidement leurs tâches et sont donc plus efficaces. La communication interne, entre salariés est plus fluide, pour un gain en efficience du travail en équipe.
La gestion centralisée offre plusieurs avantages. D’abord, elle permet d’avoir une vision à 360° de tous les documents internes. Ensuite et surtout, elle limite les risques de destruction d’information, souvent liés aux erreurs humaines. Les risques de perte, détérioration ou mauvais classement sont ainsi réduits avec la mise en place de la GED dans votre entreprise.
La GED, un process éco-responsable et économe en ressources
La gestion électronique des documents permet évidemment une réduction des coût liés à l’usage du papier et de l’envoi postal. Imprimer et envoyer des factures, des contrats et justificatifs est un lointain souvenir, tout se fait électroniquement et de façon sécurisée.
La GED permet, en outre, de s’inscrire dans une démarche de développement durable parce qu’elle est économe en ressources, notamment papier par rapport à une gestion traditionnelle des documents en entreprise.
La GED représente un véritable atout pour les entreprises car elle offre un nombre important de possibilités d’utilisation des documents comme : la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche et consultation rapide des contenus, mais aussi la gestion de la sécurité des données du document digitalisé.
Quel logiciel choisir pour la mise en place de la GED dans votre entreprise ?
Il existe de nombreux logiciels de GED, cependant avant de choisir l’un d’entre eux, il est important de rappeler qu’une analyse préalable du volume et de la nature des documents mensuels, à gérer électroniquement, est à faire, afin de pouvoir déterminer l’outil de GED qui sera le plus adéquat pour votre entreprise.
Après avoir effectué cette étude, il convient de s’assurer que le logiciel choisit soit adapté aux processus métier de l’entreprise et à son secteur d’activité.De même le choix de l’outil de GED idéal peut varier en fonction de la taille de la société, ainsi chacun peut trouver une solution adaptée à ses besoins spécifiques et à son budget. Faites confiance à Burocomm pour vous accompagner dans ce choix.